KI und Datenschutz in Österreich: Wie Betriebe Daten vor dem Prompt schützen

Bei der künstlichen Intelligenz zählen Österreichs Unternehmen zum Spitzenfeld der EU. Laut Statistik Austria nutzten im Jahr 2025 bereits 30 Prozent der heimischen Unternehmen ab zehn Beschäftigten KI-Technologien, im Schnitt der EU waren es 20 Prozent. 2021 lag der österreichische Wert noch bei 9 Prozent, der Anteil hat sich seither also mehr als verdreifacht.

Im Büroalltag sieht das meist unspektakulär aus. In der Lohnverrechnung soll ein Chatbot eine Rückfrage an eine Mitarbeiterin formulieren, in der Ordination einen Befundbrief verständlicher machen, in der Steuerberatungskanzlei ein Schreiben ans Finanzamt vorbereiten. In all diesen Texten stehen Namen, Adressen, Sozialversicherungsnummern oder Gesundheitsangaben, die mit einem Klick bei einem externen Anbieter landen.

Dass hier Fragen offen sind, merken auch die Betriebe selbst. Von den Unternehmen ohne KI hatten 23 Prozent den Einsatz erwogen, aber nicht weiterverfolgt; als Grund nannten 11 Prozent Datenschutzbedenken und ebenso viele rechtliche Unklarheiten. Dieser Beitrag ordnet ein, was die Datenschutzbehörde und das österreichische Datenschutzgesetz dazu sagen, welche Angaben besonders heikel sind und wie sich KI nutzen lässt, ohne Personendaten preiszugeben.

Was die Datenschutzbehörde zu KI und Datenschutz sagt

Die Datenschutzbehörde hat zum Thema eigene FAQ veröffentlicht. Ihr Ausgangspunkt ist klar: Werden beim Einsatz von KI personenbezogene Daten verarbeitet, sind die Datenschutz-Grundverordnung und das österreichische Datenschutzgesetz anwendbar. Daran ändert auch die europäische KI-Verordnung nichts, die die DSGVO ausdrücklich unberührt lässt. Für datenschutzrechtliche Fragen rund um KI-Systeme ist die DSB zuständig, und Betroffene können sich dort beschweren.

Inhaltlich betont die Behörde, dass die DSGVO technologieneutral ist. Für einen Chatbot gelten dieselben Grundsätze wie für jede andere Verarbeitung, darunter Zweckbindung, Datenminimierung und Speicherbegrenzung. Verarbeitet werden dürfen nur Daten, die für den Zweck tatsächlich erforderlich sind. In einem Beispiel zu einem medizinischen Forschungsprojekt heißt es, nicht erforderliche Informationen würden entfernt oder pseudonymisiert.

Besonders anschaulich ist ein zweites Beispiel aus den FAQ. Ein Betrieb lässt Schriftsätze und Urkunden von einem KI-Übersetzungsdienst eines Drittanbieters übersetzen, dessen Sicherheitsvorkehrungen nicht den aktuellen Standards entsprechen. Dritte verschaffen sich Zugriff auf die gespeicherten Dokumente und damit auf die darin enthaltenen Personendaten. Dasselbe Risiko geht eine Kanzlei ein, die vollständige Akten in ein fremdes Werkzeug kopiert, ohne dessen Sicherheit zu kennen.

Das Datenschutzgesetz: ein Grundrecht für jedermann

Österreich hat dabei eine Besonderheit. Paragraf 1 des Datenschutzgesetzes ist eine Verfassungsbestimmung und gewährt ein Grundrecht auf Datenschutz: Jedermann hat Anspruch auf Geheimhaltung der ihn betreffenden personenbezogenen Daten, soweit ein schutzwürdiges Interesse daran besteht. Die DSB nennt das DSG deshalb ausdrücklich neben der DSGVO, wenn beim Einsatz von KI Personendaten verarbeitet werden.

Bemerkenswert ist eine Einschränkung im selben Absatz. Ein schutzwürdiges Interesse ist ausgeschlossen, wenn Daten wegen ihrer mangelnden Rückführbarkeit auf den Betroffenen keinem Geheimhaltungsanspruch zugänglich sind. Anders gesagt: Lassen sich Angaben keiner Person mehr zuordnen, ist das Geheimhaltungsinteresse nicht berührt. Auf diesem Gedanken beruht jede ernsthafte Anonymisierung.

Auch der Maßstab für Eingriffe ist im Gesetz verankert. Selbst zulässige Beschränkungen des Grundrechts dürfen nur in der gelindesten, zum Ziel führenden Art erfolgen. Für den Umgang mit KI im Betrieb ist das ein brauchbarer Kompass: Wenn der Chatbot die Aufgabe auch ohne Namen und Nummern erledigen kann, gibt es wenig Grund, sie ihm mitzugeben.

Welche Daten im Prompt besonders heikel sind

Besonders heikel ist in Österreich die Sozialversicherungsnummer. Sie hat zehn Stellen: Nach Auskunft der Sozialversicherung sind die ersten drei eine Laufnummer, die vierte ist eine Prüfziffer, und die fünfte bis zehnte Stelle bilden üblicherweise das Geburtsdatum. Wer eine Versicherungsnummer in einen Prompt kopiert, verrät also meist zugleich, wann die Person geboren ist.

Besondere Vorsicht verlangen außerdem die sensiblen Daten im Sinne von Artikel 9 DSGVO. Die DSB zählt dazu unter anderem Gesundheitsdaten, Angaben zur ethnischen Herkunft, zu religiösen Überzeugungen und zur Gewerkschaftszugehörigkeit. Für ihre Verarbeitung braucht es zusätzlich eine der Ausnahmen des Artikels 9, die enger gefasst sind als die üblichen Rechtsgrundlagen. Ein Befund im Chatfenster der Ordination ist deshalb eine heikle Angelegenheit.

Dazu kommen die vermeintlich harmlosen Angaben: Kundennummer, Geschäftszahl, IBAN, Kennzeichen oder die Telefonnummer in der Signatur. Einzeln wirken sie unverdächtig, zusammen machen sie eine Person schnell erkennbar. Nach Erwägungsgrund 26 der DSGVO zählt jedes Mittel, das nach allgemeinem Ermessen wahrscheinlich zur Identifizierung genutzt wird, ausdrücklich auch das Aussondern einzelner Personen aus einer Gruppe.

Anonymisieren oder pseudonymisieren: der Unterschied nach der DSGVO

Echte Anonymisierung nimmt Daten aus dem Anwendungsbereich der DSGVO heraus. Erwägungsgrund 26 hält fest, dass die Grundsätze des Datenschutzes nicht für Informationen gelten, die so anonymisiert wurden, dass die betroffene Person nicht oder nicht mehr identifiziert werden kann. Die Hürde ist allerdings hoch, weil dabei auch Kosten, Zeitaufwand und verfügbare Technik einer möglichen Identifizierung berücksichtigt werden müssen.

Die Pseudonymisierung ist der praktikablere Weg. Artikel 4 Ziffer 5 DSGVO beschreibt sie als Verarbeitung, nach der Daten ohne zusätzliche, getrennt verwahrte Informationen keiner bestimmten Person mehr zugeordnet werden können. Solche Daten bleiben personenbezogen, doch die Pseudonymisierung kann laut Erwägungsgrund 28 die Risiken für Betroffene senken, und Artikel 32 nennt sie als Beispiel einer geeigneten Schutzmaßnahme.

Für den Umgang mit einem Sprachmodell heißt das: Statt „Herr Huber, Versicherungsnummer 1234 010180“ erhält die KI Platzhalter wie [PERSON_1] und [SVNR_1]. Den Auftrag versteht sie trotzdem, sie formuliert die Rückfrage oder fasst das Schreiben zusammen. Wer sich hinter den Platzhaltern verbirgt, weiß nur der Betrieb selbst.

Daten anonymisieren für KI im Büroalltag

Damit das nicht an der Disziplin jedes Einzelnen hängt, gibt es Programme, die diesen Schritt übernehmen. Mit dem Thema Daten anonymisieren für KI befasst sich etwa Nonimo, eine Desktop-Anwendung für Mac und Windows. Sie erkennt Namen, Adressen, IBAN und andere personenbezogene Daten und ersetzt sie auf dem eigenen Rechner durch Platzhalter, bevor der Text ChatGPT, Claude, Copilot oder Gemini erreicht.

In der Lohnverrechnung bedeutet das etwa, dass die Rückfrage zu einem Dienstverhältnis wie gewohnt vorbereitet wird, der Chatbot aber nur die Fassung mit Platzhaltern sieht. In der Ordination lässt sich ein Befundbrief sprachlich überarbeiten, während Name und Geburtsdatum der Patientin nur als Platzhalter im Prompt stehen. Die KI hilft beim Formulieren genauso, nur ohne zu wissen, um wen es geht.

Ein Werkzeug ersetzt freilich keine klare Regel. Sinnvoll ist eine kurze interne Vorgabe, welche KI-Dienste erlaubt sind, welche Daten nie ungeschützt hinein dürfen und wer im Zweifel entscheidet. Eine solche Seite ist rasch geschrieben und nimmt dem Team die Unsicherheit, die laut Statistik Austria manche Betriebe noch vom Einsatz abhält.

KI nutzen und das Vertrauen der Kunden behalten

Die Zahlen zeigen, dass künstliche Intelligenz in Österreichs Büros angekommen ist, und die Datenschutzbehörde sieht dafür keine Sonderregeln vor. Sie erwartet, dass die bekannten Grundsätze auch hier gelten: Zweck festlegen, sparsam mit Daten umgehen, sicher verarbeiten. Wer Texte vor dem Prompt pseudonymisiert, erfüllt einen guten Teil davon fast nebenbei.

Für kleine und mittlere Betriebe ist das auch eine Frage des Rufs. Kundinnen, Patienten und Klienten erwarten, dass mit ihren Daten sorgsam umgegangen wird. Wer KI einsetzt und diese Erwartung ernst nimmt, spart Zeit bei der Routinearbeit und kann seinen Kunden trotzdem mit gutem Gewissen erklären, was mit ihren Daten geschieht.

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